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宣布日期:2017-02-24 10:17  編輯:mzda  來歷:未(wei)知   查抄:  打印文章  字體:T  T  T
電子文件歸檔與操持規范

 

GB/T 18894-2002

  

1 規模

  本規(gui)范劃(hua)定了(le)在公事勾當中發生的,具(ju)備(bei)保存代價的電(dian)子文(wen)件的構成(cheng)、堆集、歸(gui)檔、保存、操縱(zong)、統計的普通體例。

  本規范合用于黨政構造發(fa)生的(de)(de)電子文(wen)件(jian)的(de)(de)歸檔與操持,其余(yu)社會構造的(de)(de)電子文(wen)件(jian)操持可參照本規范。

2 規范性援用文件

  以下文件中的條目經由進程本規范的援用而成為本規范的條目。但凡注日期的援用文件,其隨后一切的點竄單(不包含訂正的內容)或訂正版均不合用于本規范,但是,鼓動勉勵根據本規范告竣和談的各方研討 是不是可以操縱這些文件的最新版本。但凡不注日期的援用文件,其最新版本合用于本規范。

DAT18 檔案著錄法則

DAT 22 歸檔文件清算法則

3術語和界說

以下(xia)術(shu)語和(he)界說合用于本規范。

31

電子文件 electronic records

指在數字裝備及環境中天生,以數碼情勢存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依靠計較機等數字裝備閱 讀、措置,并可在通訊搜集上通報的文件。

32

歸檔電子文件 archival electronic records

指具備參考和操縱代價并作為檔案保存的電子文件(31)

33

背景信息 context

指描寫天生電子文件(31)的本能機能勾當、電子文件的感化、操持進程、成果、高低文干系和對其發生影響的汗青環境等信息。

34

元數據 metadata

指描寫電子文件(31)數據屬性的數據,包含文件的格局、編排布局、硬件和軟件環境、文件措置軟件、字措置和圖形東西軟件、字符集等數據。

35

邏輯歸檔 logical filing

指在計較機搜集長停止,不轉變原存儲體例和地位而實現的將電子文件(31)的操持權限向檔案部分移交的進程。

36

物理歸檔 physical filing

指把電子文件(31)集合下載到可脫機保存的載體上,向檔案部分移交的進程。

3.7

實在性 authenticity

指對電子文件的內容、布局和背景信息(33)停止判定后,確認其與構成時的原始狀況分歧。

3.8

完全性 integrity

指電子文件(31)的內容、布局、背景信息(33)和元數據(34)等無缺損。

3.9

有用性 utility

指電子文件(3.1)應具備的可懂得性和可被操縱性,包含信息的可辨認性、存儲體系的靠得住性、載體

的無缺性和(he)兼容(rong)性等。

3.10

捕獲 capture

指對電子文件(31)停止實時搜集和存儲的體例與進程。

3.11

遷徙 migration

指將源體系中的電子文件(31)向目標體系停止轉移存儲的體例與進程。

4 總則

4.1 電子文件自構成時應有嚴酷的操持軌制和手藝辦法,確保其實在性、完全性和有用性。

4.2 應答電子文件的構成、搜集、堆集、判定、歸檔等實行全進程操持與監控,保障操持任務的持續性。

4.3 應明白劃定電子文件歸檔的時候、規模、手藝環境、相干軟件、版本、數據范例、格局、被操縱數據、

檢測數據(ju)等請求,保障歸檔電(dian)子文(wen)件的品質。

4.4 歸檔電子文件同時存在響應的紙質或其余載體情勢的文件時,應在內容、相干申明及描寫上堅持分歧。

4.5 具備永遠保存代價的文本或圖形情勢的電子文件,如不紙質等拷貝件,必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時,應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。

4.6 應保障電子文件的憑據感化,對只要電子簽章的電子文件,歸檔時應附加有法令效率的非電子簽章。

5 電子文件的實在性、完全性和有用性保障

51 應成立規范的軌制和任務法式并連系響應的手藝辦法,從電子文件構成起頭不中斷地對有關措置操縱停止操持掛號,保障電子文件的發生、措置進程合適規范。

5. 1. 1 掛號措置進程中彼此跟尾的各種義務者(如草擬者、點竄者、考核者、簽發者等)。

512 掛號措置進程中的各種操縱者(打字者、發文者、收文者、存儲操持者等)

513 掛號措置進程中發生的義務憑據信息(指示、署名、印章、代碼等)

514 掛號電子文件通報、交代進程中的其余標識。

52 應接納靠得住的寧靜防護手藝辦法,保障電子文件的實在性。

5. 2. 1 成立對電子文件的操縱者靠得住的身份辨認與權限節制。

522 設置合適寧靜請求的操縱日記,隨時主動記實實行操縱的職員、時候、裝備、名目、內容等。

523 對電子文件接納防訛奪和防更調的標記。

5. 2. 4 對電子簽章、數字簽訂等接納防止不法操縱的辦法。

53 應成立電子文件完全性操持軌制并接納響應的手藝辦法收羅背景信息和元數據。

54 應成立電子文件有用性操持軌制并接納響應的手藝保障辦法。

55 電子文件的措置和保存應合適國度的寧靜失密劃定,針對天然災難、不法拜候、不法操縱、病毒損害等接納與體系寧靜和失密品級請求合適的提防對策,首要有:搜集裝備寧靜保障;數據寧靜保障;操縱寧靜保障,身份辨認體例等。

6 電子文件的搜集與堆集

61 搜集堆集請求

611 記實了首要文件的首要點竄進程和操持環境,有覆按代價的電子文件及其電子版本的定稿均應

被保(bao)留(liu)。正式文件(jian)是(shi)紙質的(de),若是(shi)保(bao)存部分已起頭停(ting)止向計較機全文的(de)轉換任務,則(ze)與正式文件(jian)定稿內容不異的(de)電子(zi)文件(jian)該當(dang)保(bao)留(liu),不然可根據現實前提或須要(yao),肯定是(shi)不是(shi)保(bao)留(liu)。

612 當公事或其余事件措置進程只發生電子文件時,應接納嚴酷的寧靜辦法,保障電子文件不被非一般修改。同時應隨時對電子文件停止備份,存儲于可以或許脫機保存的載體上。

613 對在搜集體系中處于流轉狀況,臨時沒法肯定其保存義務的電子文件,應接納捕獲辦法,集合存儲在合適寧靜請求的電子文件暫存存儲器中,以防流失。

614 對用筆墨措置手藝構成的文本電子文件,搜集時應申明文件存儲格局、筆墨措置東西等,須要時同時保留筆墨措置東西軟件。筆墨型電子文件以XMLRTFTXT為通用格局。

615 對用掃描儀等裝備取得的接納非通用文件格局的圖象電子文件,搜集時應將其轉換成通用格局,如沒法轉換,則應將相干軟件一并搜集。掃描型電子文件以JPEGTIFF為通用格局。

616 對用計較機幫助設想或畫圖等裝備取得的圖形電子文件,搜集時應申明其軟硬件環境和相干數據。

617 對用視頻或多媒體裝備取得的文件和用超媒體鏈結手藝建造的文件,應同時搜集其非通用格局的緊縮算法和相干軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEGAVl為通用格局。

618 對用音頻裝備取得的聲響文件,應同時搜集其屬性標識、參數和非通用格局的相干軟件。音頻電子文件以WAVMP3為通用格局。

619 對通用軟件發生的電子文件,應同時搜集其軟件型號、稱號、版本號和相干參數手冊、申明材料等。公用軟件發生的電子文件準繩上應轉換成通用型電子文件,如不能轉換,搜集時則應連同公用軟件一并搜集。

6110 計較機體系運轉和信息措置等進程中觸及的與電子文件措置有關的參數、操持數據等應與電子文件一路搜集。

6111 對套用統一模板的電子文件,在保障能規復原形狀的環境下,其內容信息可離開套用模板停止存儲,被套用模板作為電子文件的元數據保存。

6112 按期建造電子文件的備份。

62 電子文件的掛號

621 每份電子文件均應在《電子文件掛號表》中掛號(見附錄A的表A1和表A2)

622 電子文件掛號表應與電子文件同時保存。

623 電子文件掛號表若是制成電子表格,應與電子文件一路保存,永遠保存的電子表格應附有紙質

等拷貝(bei)件(jian)并與響應的電(dian)子文件(jian)拷貝(bei)一路保存。

624 電子文件底稿代碼:M——底稿性電子文件;U——非正式電子文件;F——正式電子文件。

625 電子文件種別代碼:T——文本文件;I——圖象文件;G——圖形文件;V——影象文件;A——聲響文件;O——超媒體鏈結文件;P——法式文件;D——數據文件。

7 電子文件的歸檔

71 歸檔請求

文(wen)件構成部分或信(xin)息操持(chi)部分應按(an)期把(ba)顛末判(pan)定(ding)合(he)適歸檔(dang)(dang)前(qian)提的電子文(wen)件向檔(dang)(dang)案(an)部分移交,并按(an)檔(dang)(dang)案(an)操持(chi)請(qing)求的格局將其存(cun)儲(chu)到合(he)適保存(cun)刻日請(qing)求的脫機載體(ti)上(shang)。

72 判定

721 電子文件的判定任務,應包含對電子文件的實在性、完全性、有用性的判定及肯定密級、歸檔規模和劃定保存刻日。

722 歸檔前應由文件構成單元根據劃定的名目對電子文件的實在性、完全性和有用性停止查驗,并由擔任人簽訂考核定見,查驗和考核成果填人《歸檔電子文件移交、領受查驗掛號表》(見附錄A的表A3)。若是文件構成單元接納了某些手藝體例保障電子文件的實在性、完全性和有用性,則應把其手藝體例和相干軟件一路移交給領受單元。

723 電子文件的歸檔規模參照國度對紙質文件材料歸檔的有關劃定實行,并應包含響應的背景信息和元數據。

724 電子文件保存刻日和密級的別離任務,參照國度對紙質文件材料密級和保存刻日的有關劃定實行。電子文件的背景信息和元數據的保存刻日該當與內容信息的保存刻日分歧。應在電子文件的機讀目次上逐件標注保存刻日的標識。

73 歸檔時候

邏輯歸檔可實時停止(zhi),物(wu)理歸檔應根(gen)據紙質文(wen)件的劃定按期實現。

74 檢測

在(zai)停止電子文(wen)件歸(gui)檔任務時,應答歸(gui)檔電子文(wen)件的根基手藝前(qian)提停止檢測(ce),檢測(ce)內(nei)容(rong)包含:硬件環(huan)境(jing)的有(you)用(yong)性,軟件環(huan)境(jing)的有(you)用(yong)性及其(qi)信息記實格局、有(you)沒有(you)病毒傳染等。

75 歸檔

電(dian)子文(wen)件的(de)歸檔(dang),根據判定(ding)標識停(ting)止。電(dian)子文(wen)件的(de)歸檔(dang)可分兩步停(ting)止,對實時(shi)(shi)停(ting)止的(de)歸檔(dang)先做邏輯歸檔(dang),而后按期實現物理(li)歸檔(dang)。歸檔(dang)時(shi)(shi),應充實斟酌電(dian)子文(wen)件的(de)手(shou)(shou)藝(yi)環(huan)境、相干軟件、版本(ben)、數(shu)據范例、格局、被操(cao)縱數(shu)據、檢(jian)測數(shu)據等手(shou)(shou)藝(yi)身分。

751 邏輯歸檔

將電(dian)子文件的(de)操持(chi)權從搜集(ji)上(shang)轉移至檔(dang)案部分,在歸檔(dang)任(ren)務中,存儲格局和地位臨時堅持(chi)穩定。

752 物理歸檔

7521 凡在搜集合予以邏輯歸檔的電子文件,均應按期實現物理歸檔。

7522 把帶有歸檔標識的電子文件集合,拷貝至經久性好的載體上,一式3套,一套封存保存,一套供查閱操縱,一套異地保存。對加密電子文件,則應在解密后再建造拷貝。

7523 本規范保舉接納的載體,按優先挨次順次為:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不許可用軟磁盤作為歸檔電子文件持久保存的載體。

7524 存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽,標簽上應申明載體序號、全宗號、種別號、密級、保存刻日、存入日期等,歸檔后的電子文件的載體應設置成制止寫操縱的狀況。

7525 特別格局的電子文件,應在存儲載體中同時存有響應的查抄軟件。

7526 將響應的電子文件機讀目次、相干軟件、其余申明等一路歸檔,并附《歸檔電子文件掛號表》(見附錄A的表A4和表A5)

  歸檔電子文件應以盤為單元填寫《歸檔電子文件掛號表》首頁(見附錄A的表A4),以件為單元填寫續頁(見附錄A的表A5)

7527 對須要持久保存的電子文件,應在每個電子文件的載體中同時存有響應的機讀目次。

7528 歸檔終了,電子文件構成部分應將存有歸檔前電子文件的載體保存最少1年。

8 歸檔電子文件的清算

81 歸檔電子文件的清算按DAT 22劃定的請求停止。

82 歸檔電子文件以件為單元清算。

83 統一全宗內的電子文件根據年度——保存刻日——機構(題目)或保存刻日——年度——機構(題目)平分類計劃停止分類。

84 按電子文件種別代碼相對集合構造存儲載體。

85 電子文件的著錄應參照DAT18停止著錄,同時根據保障其實在性、完全性和有用性的請求補充電子文件獨有的著錄名目和其余標識(參見本規范第5章中羅列的義務者、操縱者、背景信息、元數據等)

86 將著錄成果制成機讀目次和紙質目次。

9 歸檔電子文件的移交、領受與保存

91 移交、領受與保存請求

對歸(gui)檔(dang)(dang)電子(zi)文件,應按(an)有(you)關劃定停止當真查驗。在查驗及(ji)格后將其準期(qi)移交至檔(dang)(dang)案館等檔(dang)(dang)案保存部分(fen),停止集(ji)合(he)保存。在已聯(lian)網的環境下(xia),歸(gui)檔(dang)(dang)電子(zi)文件的移交和領(ling)受任務可在搜集(ji)長(chang)停止,但仍(reng)需實(shi)行(xing)響應的手續。

92 移交、領受查驗

9.21 文件構成單元在移交電子文件之前,檔案保存部分在領受電子文件之前,均應答歸檔的每套載體及其手藝環境停止查驗,及格率到達100%時方可停止交代。

922 查驗名目以下:

——載體有沒有劃(hua)痕,是不是潔凈;

——有(you)沒(mei)有(you)病毒;

——核(he)實歸(gui)檔(dang)電子文(wen)件的實在性(xing)、完(wan)全性(xing)、有用性(xing)查驗及考(kao)核(he)手續;

——核實掛號(hao)表、軟件、申明材(cai)料等是不是齊(qi)備;

——對特別格局的電子文件,應核實其相干的軟件、版本、操縱手冊等是不是完全。查驗成果別離由移交單元、領受單元填入《歸檔電子文件移交、領受查驗掛號表》(見附錄A

A3)的響應欄目。

923 檔案保存部分應根據請求及查驗名目對歸檔電子文件一一驗收。對查驗不及格者,應退回構成單元從頭建造,并再次對其停止查驗。

93 移比武續

檔案保存部分驗收及格,實現《歸檔電子文件移交、領受查驗掛號表》(見附錄A的表A3)的填寫、

具名、蓋印關鍵。掛號表一式2份,一份交電子文件構成單元,一份由檔案保存部分自存。

94 保存請求

歸(gui)檔電(dian)子文件的保存(cun)除(chu)應合適(shi)(shi)紙(zhi)質檔案的請求外,還應合適(shi)(shi)以下前(qian)提:

a) 歸檔載體應作防寫措置。防止擦、劃、觸摸記實涂層。

b) 單片載體應裝盒,直立寄存,且防止擠壓。

c) 寄存時應闊別強磁場、強熱源,并與無害氣體斷絕。

d) 環境溫度選定規模:17℃~20℃;相對濕度選定規模:35%~45%。

歸檔電(dian)子文件(jian)在構成單元的保存,也應參照(zhao)上(shang)述前提。

95 有用性保障

951 歸檔電子文件的構成單元和檔案保存部分每一年均應答電子文件的讀取、措置裝備的更新環境停止一次查抄掛號。裝備環境更新時應確認庫存載體與新裝備的兼容性;如不兼容,應停止歸檔電子文件GBT 188942002 的載體轉換任務,原載體保留時候不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體斷根后反復操縱,不可斷根內容的載體應按失密請求停止措置。

952 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年停止一次抽樣機讀查驗,抽樣率不低于10%,如發明題目應實時接納規復辦法。

953 對磁性載體上的歸檔電子文件,應每4年轉存一次。原載體同時保留時候不少于4年。

954 檔案保存部分應按期將查驗成果填入《歸檔電子文件操持掛號表》(見附錄A的表A.6)

96 遷徙

  跟著體系裝備更新或體系擴大,應實時對歸檔電子文件停止遷徙操縱,并填寫《歸檔電子文件遷徙 掛號表》(見附錄A的表A7)

97 操縱

971 歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經核準任何單元或職員不許可私行復制電子文件。

972 操縱時應操縱拷貝件。

973 操縱時應遵照失密劃定。對具備失密請求的歸檔電子文件接納聯網的體例操縱時,應遵照國度 或部分有關失密的劃定,有穩當的寧靜失密辦法。

974 操縱者對歸檔電子文件的操縱應在權限劃定規模以內。

98 歸檔電子文件的判定燒毀

981 歸檔電子文件的判定燒毀,參照國度對檔案判定燒毀的有關劃定實行,且應在操持審批手續 后實行。

982 屬于失密規模的歸檔電子文件,如存儲在不可擦除載體上,應連同存儲載體一路燒毀,并在搜集合完全斷根。不屬于失密規模的歸檔電子文件可停止邏輯刪除。

99 統計

  檔案保存部分應實時按(an)年度對歸檔電子文件的領(ling)受、保存、操縱和判定燒毀環境停(ting)止統計。

 

 

 

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