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宣布日期:2017-02-24 10:10  編輯:mzda  來歷:未(wei)知   查抄:  打印文章  字體:T  T  T
歸檔文件清算法則

     中華國民共和國檔案行業標(biao)準

     DA/T 22—2015                 取代DA/T 22—2000

2015-10-25 宣布            2016-06-01  實行

         國度檔案局(ju)宣布(bu)

 


   

 

本標準取代DA/T 22-2000《歸檔文件清算法則》。

本標準與DA/T 22-2000比擬首要變更以下:

——標準的整體編排和布局按GB/T 1.1-2009停止了點竄;

——將標準合用范圍由紙質文件材料擴大為紙質和電子文件材料

——調劑歸(gui)檔文(wen)件分類體(ti)例;

——增添歸檔文件組件和紙質歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架請求;

——增添歸檔文件檔號布局和體例請求;

——將室編件號(hao)、館編件號(hao)統一為件號(hao);

——在(zai)附錄中增添歸(gui)檔章示例、直角(jiao)裝訂體(ti)例(li)

本標準的附錄A是標準性附錄,附錄B附錄C附錄D、附錄E是材料性附錄。

本標準由國度檔案局提出并歸口。

本標準草擬單元:國度檔案局檔案館(室)營業指點司。

本標準首要草擬人:許卿卿 丁德勝 張會琴 張紅 吳惠敏 劉峰 王勤 宋涌

本標準于2000126日初次宣布。


  歸檔文件(jian)清算(suan)法則

 

 

1 范圍

本標準劃定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的清算準繩和體例。

本標準合用于各級構造、集體、企奇跡單元和其余社會構造對應(ying)作為文書檔(dang)案保(bao)存的歸檔(dang)文件的清算其(qi)余門類檔案能夠(gou)參照履行。企業(ye)單元有(you)其(qi)余特別(bie)劃定(ding)的,從(cong)其(qi)劃定(ding)。

2 標準性援用文件

以(yi)下文(wen)(wen)件(jian)(jian)(jian)對本文(wen)(wen)件(jian)(jian)(jian)的(de)操縱是必不可少的(de)。但(dan)凡注(zhu)日(ri)(ri)期的(de)援(yuan)用(yong)文(wen)(wen)件(jian)(jian)(jian),僅所注(zhu)日(ri)(ri)期的(de)版本合用(yong)于本文(wen)(wen)件(jian)(jian)(jian)。但(dan)凡不注(zhu)日(ri)(ri)期的(de)援(yuan)用(yong)文(wen)(wen)件(jian)(jian)(jian),其(qi)最新版本(包羅(luo)一切的(de)點竄單)合用(yong)于本文(wen)(wen)件(jian)(jian)(jian)。

GB/T 18894 電子文件歸檔與操持標準

DA/T 1-2000 檔案任務根基術語

DA/T 13-1994 檔號體例法則

DA/T 25-2000 檔案修裱手藝標準

DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤手藝請求和操縱標準

3 術語和界說

以下術語和界說合用于本標準。

3.1

歸檔文件 archival document(s)

立檔單元在其本能機能勾當中構成的、操持終了、應作為文書檔案保存的文件材料包羅紙質和電子文件材料

3.2

清算 arrangement

將歸檔文件以件為單元停止組件、分類、擺列、編號、編目等(紙質歸檔文件還包羅修(xiu)整、裝訂、編頁、裝盒、排架電子文件(jian)還包(bao)羅(luo)格局轉(zhuan)換、元數據搜集、歸(gui)檔數據包(bao)構造、存儲等(deng)使之有序化的進程。

3.3

     item

歸檔文件的清算單元。

3.4

檔號 archival code

在(zai)歸(gui)檔文(wen)件清算進程(cheng)中(zhong)付(fu)與其的一(yi)組(zu)字符代碼(ma),以表現(xian)歸(gui)檔文(wen)件的種(zhong)別和擺列挨次。

4 清算(suan)準繩(sheng)

4.1 歸檔文件清算應遵守文件的構成紀律,堅持文件之間的無機接洽

4.2 歸檔文件清算應辨別差別代價,便于保存和操縱。

4.3 歸檔文件清算應合適文檔一體化操持請求,便于計較機操持或計較機幫助操持。

4.4 歸檔文件清算應保障紙質文件和電子文件清算調和統一。

5 普通請求

5.1 組件(件的構造

5.1.1 件的構成

歸檔文件普通以每份文件為一件。正文、附件為一件文件副本與定稿(包羅法令律例等首要文件的歷(li)次(ci)點竄稿)為一件轉發文與被轉發文為一件原件與復制件為一件;副本與翻譯本為(wei)(wei)一件;中(zhong)文(wen)本與外(wai)文(wen)本為(wei)(wei)一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作(zuo)為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件;集會記要、集會記實普通一次集會為一件,集會記實一年一本的,一本為一件來文與復文(叨教與批復、報告與指示、函與復函等)普(pu)通自(zi)力成件(jian),也可為一件。有文件處置(zhi)單或發文稿紙的,文(wen)件處置(zhi)單(dan)或發文稿紙與相干文件為一件。

5.1.2 件內文件排

歸檔文件排時,正文在前,附件在后;副本在前,定稿在后;轉發文在前,被轉發文在后;原件在前,復制件在后;差別筆墨的文本,無特別劃定的,華文文本在前,多數民族筆墨文本在后;中文(wen)本在前,外文(wen)本在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。有文件處置單或發文稿紙的,文件處置單在前,收(shou)文(wen)在后;副本在前,發文(wen)稿紙和(he)定稿在后(hou)。

5.2 分類

5.2.1 立檔單元(yuan)應答(da)歸(gui)檔文件停止迷信分(fen)類,統一全宗應堅持分類打算的分(fen)歧性和(he)穩定

5.2.2 歸檔文件普通(tong)接納年度機構(題目)保存刻日年度保存刻日機構(題目)等體例停止三級分類。

    a)按年度分類

將文件按其構成年度分類。跨年(nian)度(du)(du)(du)普(pu)通應以(yi)文(wen)件(jian)簽發日期為(wei)準。對打算(suan)(suan)、總結、估算(suan)(suan)、統計報表、懲處進(jin)步前輩和律例性文(wen)件(jian)等外容觸及差別年(nian)度(du)(du)(du)的(de)文(wen)件(jian),統一(yi)按文(wen)件(jian)簽發日期鑒(jian)定(ding)所屬年(nian)度(du)(du)(du)。跨年(nian)度(du)(du)(du)構(gou)成的(de)集會文(wen)件(jian)納入落幕年(nian)。跨年(nian)度(du)(du)(du)操(cao)持的(de)文(wen)件(jian)納入辦結年(nian)。當構成年度沒法考據時,年度為其歸檔年度,并在附注項加以申明。

    b)按機構(題目)分類

將文件按其構成或包辦機構(題目)分類。機構分類法與題目分類法應一合用,不能同時接納。接納機構分類的,應按照文件構成或包辦機構對歸檔文件停止分類,觸及多局部構成的歸檔文件,納入文件主理局部。接納題目分類的,應按照文件內容所反應的題目對歸檔文件停止分類。

    c)按保存刻日分類

    將文件按劃定的保存刻日分類。

5.2.3 范圍較小或公函操持法式不適于按機構(題目)分類的立檔單元,能夠接納年度保存刻日等體例停止兩級分類。

5.3 擺列

5.3.1 歸檔文件應在分類打算的最低一級類目內,定時候連系事由擺列。

5.3.2 統一事由中的文件,按文件構成前后挨次擺列。

5.3.3 集會文件、統計報表等成套性文件可集合擺列。

5.4 編號

5.4.1 歸檔文件應依分類打算和擺列挨次編寫檔號。檔號體例應遵守獨一性、合感性、穩定性、擴大性、簡略性準繩。

5.4.2 檔號的布局為:全宗號-檔案門類代碼·年度-保存刻日-機構(題目)代碼-件號

上、下位代碼之間用-毗連,統一級代碼之間用·離隔。如Z109-WS·2011-Y-BGS-0001

5.4.3 檔號按照以下請求體例:

    a)全宗號:檔案館給立檔單元體例的代號,用4數字或者(zhe)字母與數字的連系標識按照DA/T 13-1994體(ti)例

    b檔案門類代碼·年度:歸檔文件檔案門類代碼文書2漢語拼音字母WS標識。年度為文件構成年度,以4位阿拉伯數字標注公元編年,如“2013”

    c)保存刻日:保存刻日分為(wei)永遠、按期30年、按期10年,別離以代碼“Y”“D30”“D10”標識

    d)機構(題目)代碼機構(題目)代碼接納3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識,如辦(ban)公室代碼BGS歸檔文件未按照機構(題目)分類的,應省略機構(題目)代碼。

    e)件號件號是單件歸檔文件在分類打算最低一級類目內的(de)擺列挨次號,4位阿拉伯數字標識,缺乏4位的,后面用“0”補足,如0026”

5.4.4 歸檔文件應在首頁上端的空缺地位加蓋歸(gui)檔章并填寫相干內容。電子文件能夠由體系天生歸檔章(zhang)款式或以(yi)條(tiao)形碼等其余情勢在歸檔文件上停止標識(shi)。

5.4.5 歸檔(dang)章應將檔號的構成局部,即全宗號、年度、保存刻日、件號,和(he)頁數作為必備項,機構(題目)能夠作為挑選項(見附錄A A1)。歸(gui)檔章中全宗號、年度、保存刻日、件號、機構(題目)按照5.4.3體例,頁數用阿拉伯數字標識(見附錄A A2為便于識記,歸(gui)檔章保存刻日也能夠利用永遠”“30”“10簡稱標(biao)識(shi),機構(題目)也能(neng)夠用辦公室”等標準化簡稱(cheng)標識(見附錄A A3

5.5 編目(mu)

5.5.1 歸檔文件應按照檔號挨次體例歸檔文件目次。編(bian)目應精(jing)確、具體,便于檢索。

5.5.2 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時,對復文的(de)編目應表現來文內容(rong)。歸檔文件目次設置序號(hao)、檔號(hao)、文號、義務者、落款、日期、密級(ji)、頁數、備注等名目。

    a序號(hao):填寫歸檔文件挨次號(hao)。

b檔號:檔號按照5.4.2-5.4.3體例。

    c)文號:文件的發筆墨號。不文號的,不必(bi)標識。

    d)義務者:制發文件的構造或小我,即文件的發文構造或署名者。

    e)落款:文件標題。不標題標題不標準,或標題不能反應文件(jian)首要(yao)內(nei)容(rong)、不便利(li)檢(jian)索的,應全(quan)數或局部自擬標題,自擬內容外加方括(kuo)號“[ ]”

    f)日期:文件的構成時候,以國際標準日期表現法標注年代日,如19990909

g) 密級:文件密級按文件現實標注環境填寫。不密級的,不必標識。

h)頁數:每件歸檔文件的頁面(mian)總(zong)數。文件中有圖文的頁面為一頁。

i)備注:正文文件需申明的環境。

5.5.3 歸檔文件目次保(bao)舉由體系(xi)天(tian)生或(huo)利(li)用(yong)電子表格(ge)停止(zhi)體例(li)。目次(ci)表格(ge)接納A4幅面(mian),頁面(mian)宜橫向設置(見附錄B B1   

5.5.4 歸檔(dang)文件目次除(chu)保存(cun)電子版本外,還應打(da)印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔(dang)文件目次,應體例封面(見附錄B B2。封(feng)面設置全宗號(hao)、全宗稱號(hao)、年(nian)度(du)、保存(cun)刻(ke)日、機構(題目),此中全宗稱號(hao)即(ji)立(li)檔單(dan)元(yuan)稱號(hao),填(tian)寫時應利用全稱或標準化簡稱。歸檔文件目次(ci)能(neng)夠(gou)按年(nian)裝訂成(cheng)冊,也可每一(yi)年(nian)辨別(bie)保存(cun)刻(ke)日裝訂成(cheng)冊。

6 紙(zhi)質歸檔文(wen)件的(de)修整、裝(zhuang)訂(ding)、編頁、裝(zhuang)盒(he)和(he)排(pai)架

6.1 修整

6.1.1 歸檔文件裝訂前,應答不合適請求的文件材料停止修整。

6.1.2 歸檔文件已破壞的,應按照DA/T 25-2000予以修復;筆跡恍惚或易退變的,應予復制。

6.1.3 歸檔文件應按照保存刻日請求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

6.1.4 對幅面過大的文件,應在不影響其往后利用結果的條件下停止折疊。

6.2 裝(zhuang)訂

6.2.1 歸檔文件(jian)普通以件(jian)為單(dan)元裝訂(ding)。歸檔文件裝訂應(ying)安穩、寧靜、簡潔,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平坦有益于歸檔文件的掩護和操持。裝訂應盡能夠削減對歸檔文件自身影響原裝訂體例合適請求的,堅持穩定。

6.2.2 應按照歸檔文件保存刻日肯定裝訂體例,裝訂材料保存刻日請求相婚(hun)配為便于操持,不異刻日的歸檔文件裝訂體例應盡(jin)能夠(gou)堅持(chi)分歧,差別刻日的裝訂體例應相對統一。

6.2.3 用于裝訂的材料,不能包羅或發生能夠侵害歸檔文件的物資。不利用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝(zhuang)(zhuang)訂(ding)材料停止裝(zhuang)(zhuang)訂(ding)。

6.2.4 永遠保存的歸檔文件,宜接納線裝法裝訂。頁數較少的,利用直角裝訂(見附錄C C1、圖C2)或縫紉機軋邊裝訂,文件較厚的,利用三孔一線裝訂。永遠保存的歸檔文件利用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的,裝訂材(cai)料應知足歸檔文件持久保存的須要。

6.2.5 永遠保存的歸檔文件,不利用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.2.6 按期保存的、須要向綜合(he)檔案館移交的歸檔文件,裝訂體例按照6.2.4-6.2.5履行。按期保存的不須要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂體例能夠按照6.2.4履行,也能夠利用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.3 編頁

6.3.1 紙質歸檔文件普(pu)通應以件為單元體例頁碼。

6.3.2 頁碼應逐(zhu)頁體(ti)(ti)例,宜別(bie)離標(biao)注在文件(jian)正面右上角或反面左上角空缺地位。

6.3.3 文件材料印制成冊并編有頁碼的體例與文件原有頁不異的(de),能夠堅持原(yuan)有頁(ye)碼穩(wen)定。6.4 裝盒

將歸檔文件按挨次裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表名目。差別年度、機構(題目)、保存刻日的歸檔文件不能裝入統一個檔案盒。

6.4.1 檔案盒

6.4.1.1 檔案盒封面應表明全宗稱號。檔案盒的形狀尺寸為310mm×220mm(長×寬)盒脊厚度能夠按照須要設置為20 mm30mm40mm50mm等(見附錄D D1)。

6.4.1.2 檔案盒應按照擺放體例的差別,在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保存刻日、起止件號、盒號等必備項,并可設置機構(題目)等挑選項(見附錄D D2、圖D3)。此中,起止件號填寫盒內第一件文件和最初一件文件的件號,起件號填(tian)寫在上格,止(zhi)件號填(tian)寫鄙人(ren)格;盒號即檔案盒的擺列挨次號,按進館請求在檔案盒盒脊或底邊體例。

6.4.1.3 檔案盒應接納無酸紙建造。

6.4.2 備考表

備考表置于盒內文件以后,名目包羅盒內文件環境申明、清算人、清(qing)算(suan)日期、查抄人、查(cha)抄日期(見附錄E)。

    a盒內文件環境申明:填寫盒內文件缺損、點竄、補充、移出、燒毀等環境。

b清算人:擔任清算歸檔文件的職員署名或簽章。

c)清算日期:歸檔文件清(qing)算(suan)實現(xian)日期。

    d查抄人:擔任查抄歸檔文件清算品質的職員署名或簽章。

e)查抄日期:歸檔文件查(cha)抄終了的日期。

6.5 排架

6.5.1 歸檔文件清算終了裝盒后,上架擺列體例應與本單元歸檔文件分類打算分歧,排架體例應防止頻仍倒架。

6.5.2 歸檔文按年度—機構(題目)—保存刻日分類的,庫房排架,每一年構成的檔案按機構(題目)序列順次上架,便于實體操持。

6.5.3 歸檔文件按年度保存刻日—機構(題目)分類的,庫房排架,每一年構成的檔案按保存刻日順次上(shang)架,便于檔案(an)移交進館。

7 歸檔電子文件的(de)清算(suan)請求

7.1 歸檔電子文件組件(件的構造)、分類、擺列、編號、編目,應合適本《法則》5 普通請求”的劃定。

7.2 歸檔電子文件的格局轉換、元數據搜集、歸檔數據包構造、存儲等清算請求,參照《數字檔案室扶植指南》(2014年)、GB/T 18894DA/T 48DA/T 38等標準履行。

7.3 歸檔電子文件清算,應利用合(he)適《數(shu)字檔(dang)案室扶(fu)植指南》(2014年)GB/T 18894等(deng)標準的操縱體系。


附錄A

歸(gui)檔章模樣形狀及(ji)示例(li)

(標(biao)準性附(fu)錄)

 

 

 

(全宗號)

(年度)

(件(jian)號)

*(機構(gou)或題目)

(保存刻(ke)日)

(頁數)

 

 

                                                                 位(wei):mm 比例: 1∶1

 

注:標有“*”號的為挑選項,下同。

 

A1 歸檔章模樣形狀

 

 

 

 

 

Z109

2011

1

BGS

Y

45

 

A2 歸檔(dang)章示例

 

 

 

 

Z109

2011

1

辦公室

永遠

45

 

A3 歸檔章示例

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

附錄B

歸檔文(wen)件目(mu)次模(mo)樣(yang)形狀

(材料性(xing)附錄)

 

歸檔文件目次

序號

檔號

文號

義務者

落款

日期

密級

頁數(shu)

備注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B1 歸檔文件目次模樣形狀

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

歸 檔 文 件 目 錄

 

 

 

                  全 宗 號(hao)            

                  全(quan)宗稱號(hao)             

                  年    度

                  保存(cun)刻日

                 *機構(題目)

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